Celem systemu ePportal jest umożliwienie bezpośredniej wymiany danych i informacji między podmiotami zewnętrznymi oraz jednostkami organizacyjnymi JST a Urzędem i eksploatowanym przez niego oprogramowaniem dziedzinowym systemu OTAGO.

ePortal pozwala na pracę jego użytkowników przez przeglądarkę internetową dzięki czemu może być on eksploatowany niezależnie od lokalizacji. Użytkownikami systemu mogą być zarówno pracownicy rozproszonych jednostek miejskich jak i przedstawiciele podmiotów formalnie nie powiązanych z UM w zakresie udostępnionych uprawnień.

Dzięki swojej elastycznej konstrukcji rozwiązanie pozwala na dodawanie kolejnych e-usług w sposób zapewniający przepływ informacji „z” i „do” oprogramowania dziedzinowego Urzędu np. modułów budżetowych, księgowych, windykacyjnych. Ułatwia to m.in. zarządzanie i koordynację przepływów finansowych oraz usprawnia wymianę korespondencji i informacji pomiędzy Urzędem a podległymi mu jednostkami oraz pozostałymi podmiotami zewnętrznymi współpracującymi z UM.

Jedną z podstawowych funkcjonalności ePortalu jest umożliwienie przesyłania sprawozdań budżetowych oraz finansowych z jednostek podległych do systemu finansowo-księgowego urzędu wraz z wgrywaniem sprawozdań z systemów zewnętrznych (np. oświatowych - Progrman, Vulcan).

Opcje systemu :

- składanie zapotrzebowania na środki związane z realizacją zadania,

- rejestracja sprawozdań o stanie realizacji zadań jednostki,

- rejestracja harmonogramów

Cechy systemu E-Portal:

- technologia internetowa – praca przez przeglądarkę internetową,

- dostęp do systemu przez VPN lub ogólny dostęp z ograniczeniem dla określonych adresów IP jednostek,

- użycie podpisu elektronicznego.

- integracja z podsystemami OTAGO

W rozdziale zostały przedstawione wymagania podstawowe dotyczące korzystania z funkcjonalności systemu eUrząd.

System operacyjny:

• Windows XP, Vista, 7

Przeglądarka internetowa:

• Zalecana - Mozilla Firefox w wersji 3.xx, 4.0, 5.0 i wyższej.
• Dopuszczona - Internet Explorer w wersji 10 i wyższej.

Odpowiednie ustawienia przeglądarki pozwalające na instalowanie komponentów służących do uwierzytelnienia przy pomocy certyfikatu.

Zanim po raz pierwszy zalogujemy się do portalu należy utworzyć swoje konto w serwisie, czyli zarejestrować się. Aby to zrobić należy kliknąć na napis „Zarejestruj się” znajdujący się poniżej panelu logowania w prawy górnym rogu ekranu.

Jeśli posiadasz już swoje konto w serwisie, możesz pominąć opis rejestracji i przejść do etapu logowania.

Rysunek 1: Panel szybkiego logowania

Procedura rejestracji nowego użytkownika sprowadza się do wypełnienia prawidłowo wymaganych pól formularza rejestracyjnego i akceptacji regulaminu serwisu. Poniżej zostaną opisane ważniejsze sekcje na formularzu.

1.Informacje dotyczące konta – w bloku poniżej należy wpisać login oraz określić hasło do systemu (pola oznaczone symbolem * są polami wymaganymi):

- nazwa użytkownika – do pola należy wprowadzić nazwę użytkownika pod jaką chcielibyśmy figurować w systemie, nazwa ta będzie wprowadzana podczas logowania do systemu

- hasło – do pola wprowadzamy hasło konieczne aby zalogować się w systemie, hasło powinno zawierać przynajmniej 6 znaków, wraz z wprowadzaniem kolejnych znaków wskaźnik poniżej będzie nas informował o sile hasła (im większa różnorodność użytych znaków tym hasło cięższe do złamania)

-powtórzenie hasła – potwierdzenie wcześniej wprowadzonego hasła, wprowadzone potwierdzenie musi być zgodne z hasłem

Rysunek 2: fragment formularza rejestracyjnego z danymi użytkownika

2.Informacje dotyczące osoby – w bloku poniżej należy wypełnić pola dostarczające informacji o użytkowniku (pola oznaczone symbolem * są polami wymaganymi)

Rysunek 3: Fragment formularza z danymi osoby

3.Informacje o adresie zamieszkania – w bloku poniżej należy wypełnić pola dostarczające informacji o adresie zamieszkania użytkownika

4.Informacje o adresie do korespondencji – w bloku poniżej należy wypełnić pola dostarczające informacji o adresie zameldowania użytkownika ( w przypadku kiedy adres zameldowania nie różni się od adresu zamieszkania można skorzystać z funkcji kopiowania klikając na odnośnik [skopiuj] w nagłówku)

5.Kod zabezpieczający – w systemie zostało zaimplementowane zabezpieczenie typu CAPTCHA, czyli test, pozwalający systemowi na odróżnienie człowieka od automatu. Polega on na wyświetleniu użytkownikowi grafiki, zawierającej celowo zniekształconą (po to, by niemożliwe było jej automatyczne odczytanie - np. przez oprogramowanie OCR) frazę, którą należy przepisać podczas rejestrowania konta

6.Regulamin – ostatnim krokiem do założenia konta w systemie jest akceptacja regulaminu. Regulamin wyświetli się po kliknięciu na odnośnik „Regulamin korzystania z serwisu”. Zaznaczenie pola typu checkbox jest równoznaczne z jego akceptacją.

Proces rejestracji konta w systemie kończy się po kliknięciu na przycisku „Wyślij” znajdującym się pod formularzem.

Porada:

Na adres e-mail podany podczas rejestracji zostanie wysłany link aktywujący konto użytkownika, o czym użytkownik zostanie poinformowany stosownym komunikatem, który pojawi się na ekranie. Użytkownik musi zalogować się do swojej skrzynki pocztowej i kliknąć na nim w ciągu 24 godzin aby aktywować konto, w przeciwnym wypadku link wygaśnie.

Jeżeli polityka bezpieczeństwa urzędu jest bardziej restrykcyjna to do pełnej aktywacji konta w systemie konieczne będzie ręczne odblokowanie konta po weryfikacji osoby przed administratora (niewykluczone, że w takim przypadku przyszły użytkownik będzie musiał stawić się osobiście aby potwierdzić swoją tożsamość).

Ostatnim etapem rejestracji konta przypisanego do obsługi jednostki organizacyjnej są czynności administracyjne wykonane przez administratora urzędu, czynności te polegają na weryfikacji tożsamości osoby zakładającej konto oraz przypisanie jej do właściwej jednostki organizacyjnej. W tym celu należy skontaktować się z administratorem urzędu.

Elektroniczna Skrzynka Podawcza jest systemem służącym do przesyłania dokumentów i formularzy elektronicznych do urzędu. Aby w pełni korzystać z systemu konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Tylko poprawnie podpisane dokument będą rozpatrywane przez urząd.

Skrzynka podzielona jest na kilka sekcji tematycznych:

• Robocze – do tej sekcji trafiają wszystkie wypełnione formularze oraz załączniki do formularzy oczekujące na wysłanie, po wejściu w szczegóły formularza możliwa jest jego edycja oraz podgląd, dla petentów chcących złożyć dokument osobiście stworzono funkcję tworzącą z formularza plik PDF gotowy do wydruku (Generuj PDF). Wysłanie formularza do urzędu następuje po kliknięciu przycisku „Wyślij” na wybranym formularzu. W przypadku kiedy usługa wymaga złożenia więcej niż jednego dokumentu elektronicznego należy zaznaczyć je i skorzystać z funkcji „Wyślij zaznaczone”.
• Odebrane – do tej sekcji trafiać będą wszystkie dokumenty stanowiące odpowiedzi elektroniczne w sprawach, które zostały wszczęte na podstawie formularzy nadesłanych do urzędu.
• Wysłane – do sekcji wysłanych trafiają formularze ostatecznie wysłane do urzędu, dzięki tej liście petent ma wgląd na historię wysyłanych pism.
• Kosz – tutaj trafiają elementy usunięte z pozostałych sekcji. Z poziomu kartoteki kosza można dokonać trwałej kasacji pism wchodzących / wychodzących.
• Płatności – kartoteka zapisuje informacje o płatnościach wykonywanych w ramach usług. Jeżeli dla usługi świadczonej przez urząd jest zdefiniowana opłata to petent z tego poziomu może sprawdzić status transakcji wykonanej elektronicznie lub w przelewem tradycyjnym.
• Powiadomienia – w przypadku braku pewnych informacji lub niezgodności danych na formularzach urzędnik ma możliwość powiadomić o tym fakcie petenta z pomocą specjalnej wiadomości. Wszystkie nadesłane wiadomości tego typu znajdą się właśnie w tym miejscu.

Po uruchomieniu systemu użytkownik ma dwie możliwości zalogowania się do systemu. Jedną z nich jest szybkie logowanie. Aby skorzystać z szybkiego logowania należy skorzystać z panelu logowania, który umieszczony został w prawym górnym rogu ekranu. Po wprowadzeniu swojej nazwy użytkownika oraz prawidłowego hasła kliknięcie na przycisku „Zaloguj” spowoduje zalogowanie użytkownika do systemu. Po tej czynności zostanie wyświetlony komunikat powitalny, a panel szybkiego logowania zostanie zastąpiony innym panelem, z którego szybko można przejść do danych profilu lub skrzynki kontaktowej.

Rysunek 4: panel szybkiego logowania przed i po zalogowaniu

W przypadku kiedy użytkownik nie korzysta z szybkiego logowania to przy pierwszej próbie wejścia do podstrony o większych restrykcjach system wymusi na użytkowniku aby potwierdził swoją tożsamość wykonując procedurę logowania. Rysunek poniżej pokazuje wygląd strony logowania do systemu.

Rysunek 5: Na rysunku przedstawiono ekran logowania do skrzynki

Porada:

Hasło systemu to hasło używane podczas logowania się do portalu. Można zwiększyć bezpieczeństwo, zmieniając regularnie hasło oraz używając silnego hasła. Po zalogowaniu się należy wybrać z panelu szybkiego logowania opcję „Profil”, gdzie możemy zmienić swoje informacje osobiste, w tym hasło. Zmiany zatwierdzamy przyciskiem „Wyślij”.

W przypadku kiedy zapomnimy swojego hasła jedyną możliwością jego odzyskania jest skontaktowanie się z administratorem systemu. Administratorzy systemu mają możliwość zresetowania lub zmiany hasła użytkownika.

Hasło wprowadzane podczas logowania pozwala na uwierzytelnienie i uzyskanie autoryzacji na czas trwania pracy w systemie. System nie wymaga w tym czasie aby wprowadzać ponownie login i hasło użytkownika (wyjątkiem jest przekroczenie limitu czasu bezczynności). Z uwagi na wygodę użytkowników czas bezczynności jest dosyć spory ale może to stanowić niebezpieczeństwo jeżeli użytkownika nie będzie przed komputerem. Dlatego zaleca się aby po skończonej pracy lub w przypadku kiedy na dłużej oddalamy się od komputera wylogować się z systemu, co skutecznie uniemożliwia dostęp osobom postronnym.

Wylogowanie następuje po kliknięciu na przycisku „Wyloguj” na panelu szybkiego logowania w prawym górnym rogu ekranu.